Elternabend

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Der Elternabend (gegebenenfalls auch Elternnachmittag, wenn Zeit und Möglichkeiten es zulassen) ist ein wichtiges Forum, um vor allem den Eltern neuer Gruppen unsere Arbeit vorzustellen oder die Eltern bestehender Gruppen auf dem Laufenden zu halten. Neben Rundbriefen bzw. Mails stellt er die beste Möglichkeit dar, über vergangene und kommende Aktivitäten zu berichten und auf direktem Weg Fragen der Eltern zu beantworten. Er dient nicht nur zur Verbreitung von Informationen, sondern bietet auch die Möglichkeit, etwas gemeinsam mit den Eltern zu tun.

Planung

Termin festlegen

In der Jahresplanung der Gruppe musst du einen oder zwei Elternabende im Jahr grob einplanen, zum Beispiel rechtzeitig vor einem Lager oder einer anderen für die Gruppe wichtigen Veranstaltung oder als Rückblick auf eine im vorangegangenen Elternabend angekündigte Aktion. Selbstverständlich ist bald nach Gründung einer neuen Gruppe ein Elternabend auch sinnvoll, denn die Eltern sind gewöhnlich sehr neugierig, wo ihre Kinder neuerdings ihre Freizeit verbringen. Bei der genauen Terminplanung auf andere Veranstaltungen achten (Fußball-Länderspiele, Volksfeste oder Schulelternabende).

Programm planen

Was soll vorgestellt oder besprochen werden? Wenn der Termin feststeht, die Programmpunkte und die Zuständigkeit festlegen: Wer macht was?

Folgende Positionen müssen in der Regel geklärt und mit einem oder mehreren Verantwortlichen besetzt werden:

  • Begrüßung (was will ich zur Einleitung sagen)
  • Führung durch das Programm (die Programmpunkte sinnvoll miteinander verbinden)
  • Gesprächsleitung (wenn eine Diskussion geplant ist)
  • Einkauf (bei Bewirtung mit Snacks und Getränken)
  • Bedienung
  • Raumgestaltung (Dekoration, Sitzordnung)
  • Technik (Projektoren, Leinwand, Requisiten etc.)
  • Referate / Präsentationen

Plane etwa zwei Stunden Programm ein, inklusive aller Beiträge und der Zeit für Rückfragen und Diskussionen. Die Länge der Programmpunkte nicht zu kurz und nicht zu lang wählen.

Kläre, ob etwas besonderes besorgt werden muss, ob eure Vorhaben finanzierbar sind. Bei den Eltern abzukassieren kommt nicht gut an, gerade bei neuen Gruppen muss man mit etwas Fingerspitzengefühl an Themen wie Mitglieds- und Teilnehmerbeiträge herangegangen werden. Ein Spendenkörbchen aufzustellen schadet allerdings nicht.

Vorbereiten

Nachdem nun die Aufgaben verteilt sind, geht es an die Vorbereitung. Wenn du einen informativen Beitrag übernimmst, vergewissere dich, dass du genau über das Bescheid weißt, was du den Eltern erklärst. Im Zweifel erkundige dich bei der Stammesleitung, bei erfahrenen Gruppenleitungen oder im Landesbüro, wenn du dir nicht ganz sicher bist. Gerade bei Rechts- und Versicherunsfragen nicht spekulieren, sondern klare Antworten parat haben. Keine Abkürzungen verwenden oder bei der ersten Verwendung gleich prägnant erklären.

Bilder sagen mehr als Worte: Eine kurze, knackige Präsentation von Bildern des letzten Lagers ist spannender als eine langatmige Erzählung. Hast du dich für das Zeigen von Bildern entschieden, ist bei der Bildauswahl zu bedenken, dass nicht jedes Bild mit "Erinnerungswert" für Lagerteilnehmer auch für Eltern interessant ist. Eltern wollen ihre (eigenen) Kinder auf Fotos sehen.

Plane mindestens zwei Wochen für die Vorbereitungen ein!

Durchführung

Direkt vor dem Elternabend

Einkäufe und Bereitstellung von Materialien müssen erledigt und technische Geräte wie z.B. Beamer überprüft sein, damit nicht kurz vor oder während der Veranstaltung improvisiert werden muss. Die Sitzordnung soll aufgelockert sein, freien Blick auf die Akteure ermöglichen und es muss dafür gesorgt werden, dass die Besucher sich Notizen machen können (Tische). Vorträge wenn nötig nochmals ohne Publikum üben.

Showtime!

Die Eltern möglichst persönlich in Empfang nehmen, Garderobe abnehmen. Pünktlich anfangen, freundlich die Eltern begrüßen und alle Verantwortlichen sowie die Tagesordnung kurz und prägnant vorstellen. Die Tagesordnung muss auch allen Mitwirkenden zur Verfügung stehen. Mache dir bei Rückfragen (damit ist immer zu rechnen) Notizen, damit du nötigenfalls später darauf zurückkommen kannst, falls nicht sofort eine Antwort parat ist. Eventuell Antworten nachreichen, wenn Fragen nicht am gleichen Abend zu klären sind. Diskussionen zulassen, aber geschickt leiten, damit sie nicht ausufern.

Neben dem informativen "Pflichtteil" darf es gerne unterhaltsam werden. Sketche, Lieder, Lieblingsspiele der Gruppe und so weiter lockern den Abend auf. Dabei aber vorher überlegen, ob es für Nichtpfadfinder genauso unterhaltsam ist wie für euch. Eventuell haben Eltern auch (im Gegensatz zu uns) Angst davor, sich zu blamieren.

Sorge für einen klaren Schluss und dafür, dass nach der Veranstaltung noch Gelegenheit besteht, sich zu unterhalten.

Nachbereitung

Nach dem hoffentlich erfolgreichen Abschluss des Elternabends nicht vergessen, den Veranstaltungsraum aufzuräumen und sauber zu machen.

Mach dir Notizen, was am Abend gut oder weniger gut gelaufen ist und wie man es beim nächsten Mal besser machen könnte, wenn etwas schiefgegangen ist.


Einzelnachweise


Literatur

Weblinks